Det finns eventuellt en möjlighet att jag blir vald som ordförande för en idrottsförening till nästa år. Jag har suttit med i styrelsen som ledamöt i 3 år redan och styrelsen har fungerat sådär. Jag har inga andra erfarenheter av styrelsearbete och är därför lite insnöad. Det verkar inte finnas särskilt mycket om det på nätet eller som litteratur heller.
Jag tänkte höra om ni har några råd om hur man kan få det att fungera bra/bättre.
Samlas ni bara och pratar igenom de gamla vanliga punkterna och sen går hem, och that's it! eller?
Hur sköter sekreteraren sitt jobb? antecknar lite på papper och går sen hem och renskriver det på dator? När får ni protokollet? först vid nästa möte eller tidigare?
Finns det nåt bra program för att göra det direkt på dator eller är det för omständigt? Ljudinspelning istället för att anteckna?
Hur jobbar du som ordförande? Har du nån mall med punkter att gå efter? Hur planerar ni mötena, gör ni en planering med alla möten för hela året eller bestämmer ni bara ett datum för nästa möte?
Hur hanterar ni skrivelser till föreningen? Hos oss så öppnar vi dem tillsammans vid varje möte, vilket tar en massa onödig tid enligt mig. Kan man göra på nåt bättre sett? t.ex. att en person sorterar bort allt onödigt och tar upp det som är nödvändigt för diskussion?
Ibland känns mötena ganska sega, hur gör man för att hålla ett lite högre tempo men ändå kunna diskutera besluten?
Några andra tips?
PS. Hur fungerar det med saker ledamöter ombeds att kolla upp och göra. Sitter alla och antecknar sånt själva eller kommer protokollet ut i tid så att de enkelt kan kolla där?
Jag har suttit i min förra brf:s styrelse i 9 år varav ett år som ordförande. Lite råd har jag men ta bara de som du anser vara ok, det finns inget som säger att dessa råd är de bästa. :)
Vår sekreterare hade en vecka på sig, i början fick vi protokollen före varje möte vilket var helt vansinnigt. (Alltså protokollet från förra mötet.) Det kravet kan man gott ställa. Om jag varit sekreterare så måste det väl ändå kännas bättre att få renskrivit mötet så fort som möjligt?
Jag skickade ett mail till alla en vecka före mötet med dagordningen. Om någon i styrelsen ville ta upp något mer var man tvungen att maila tillbaka så togs det upp under "Övriga frågor" och jag gjorde en ny dagordning så alla fick en chans att läsa om det nya i lugn och ro. Att ta upp nya frågor under mötet tycker jag är dumt på många sätt, de flesta behöver få lite betänketid. Självklart togs vissa saker upp där ändå om det kommit in sent men nackdelen är att det tenderar att dra ut på mötet så det aldrig tar slut om alla tar upp sina frågor under den punkten på mötet.
Alla skrivelser gick till ordföranden som vidarebefodrade "stora" frågor till de andra i god tid innan mötet, de mindre frågorna togs bara med i dagordningen.
För att slippa sega möten (vilket imo är otroligt vanligt) krävs det att ordföranden verkligen håller sig till punkterna på dagordningen. Gå igenom punkterna sakligt och kom till avslut, gå sedan vidare till nästa punkt. Det är inte helt lätt, försök inte att rusa på för då blir det lätt stressat. Samtidigt är det jäkligt svårt att säga ifrån om någon börjar prata om något helt annat än punkten som tas upp, fast det måste man göra annars får man dessa långa sega möten.
Ett utav de viktigaste tipsen är att alltid ta med "genomgång av föregående protokoll" på varje möte. Där ska man verkligen gå igenom förra mötet och se vad som har hänt. Ett vanligt fenomen är att man tar upp en massa saker och alla håller med men inte mycket händer. Själv tog jag på mig för mycket i min iver att vara en bra ordförande vilket gjorde att efter ett tag fick jag lösa nästan allt medan de andra gick hem efter mötet och inte gjorde mycket till nästa möte.
Jag kom runt problemet genom att delegera ut uppgifterna bättre. Om någon har fått en skrivelse eller har ett förslag på något så se till att den personen får i uppgift att lösa det. Nästan alla styrelser har minst en person som inte säger eller gör så mycket, se till att även den personen får uppgifter.
Vi kör sedan ett år mycket med Dropbox i en ideell förening för att kommunicera mellan möten
Vi testade med att sekreteraren skrev protkollen under mötet men det blev inte bra. För mycket tid gick åt och sekreteraren var inte riktigt med utan mest koncentrerad på sin dator. Vi har återgått till att sekreteraren skickar protokollet till en justeringsperson senast 1 vecka efter mötet som efter koll lägger det i en gemensam droppbox och mejlar att det finns där (eftersom många glömde att kolla).
Inkomna brev har vi ett dokument i dropboxen där det förs upp vad som kommit in med ett par raders beskrivning eller med en kopia i mappen om det kommit digitalt
I stort sett alla pågående projekt och arbetsgrupper har mappar i droppboxen så att alla kan följa arbetet. Det var lite motstånd mot detta till en början men folk har insett att den ev input de får gynnar dem. Jo, det är också en påminnelse till folk att det har en uppgift!
Skickar ut ett förslag till dagordning ca en vecka före möten och då har de 2 dagar på sig att meddela ytterligare punkter innan det går ut en definitiv dagordning som har övriga frågor men vi försöker minimera den punkten. Delar här Poteta erfarenhet. På dagordningen har vi även angivit vem som är ansvarig för att "föredra" frågan som en liten påminnelse att förbereda sig.
Vi börjar med en halvtimmes fika då man kan "snacka av sig" och det blir också uppsamlingstid eftersom vissa har lite svårt att passa tiden. Flertalet kommer i tid för att fika och mötena blir mer effektivet. För i ideella föreningar är det ju en balansgång mellan social gemenskap och effektivitet.
Håller koll på beslutade arbetsuppgifter. Vi har en "att göra lista" som fylls på efter varje möte och där varje person sedan kan gå in och skriva till "klart" när det är utfört. Inget tas bort. Listan är också bra att ha för att hålla koll på hur arbetet fördelas och när man skriver verksamhetsberättelse. Vi håller koll på listan och hur bra sakerna än är så upphäver vi beslut efter ett tag om de inte blivit utförda och ingen anna kan göra det. Att ha långa listor på saker som man inte gjort kan dra ner den bästa gruppen.
Information till medlemmarna. Varje möte har detta som punkt för att se om något att det som tagits upp ska ut. Det har gjort att vi skickar ut fler meddelande men kortare vilket uppskattas.
Uppmärksamma styrelsemedlemmarna. Vi "stora" födelsedagar skickar vi ett kort med ett par träd i Vi-skogen. Nyblivna föräldrar får någon baby-present. Senaste åren har vi mejlat ett grattiskort på varje födelsedag (många gratis stockfotoblommor har det blivit). Kostar inget men har visat sig vara mycket uppskattad.
Information till medlemmarna. Varje möte har detta som punkt för att se om något att det som tagits upp ska ut. Det har gjort att vi skickar ut fler meddelande men kortare vilket uppskattas.
Det där glömde jag skriva, det är väldigt viktigt åtminstone i en brf. Mycket gnat och gnäll kan undvikas om medlemmarna får fortlöpande information. Det kanske är annorlunda i en idrottsförening iof. :)
Jag sitter med i en kommitté i min orienteringsklubb och en av medlemmarna utbildar inom agilt ledarskap, vilket har underlättat en hel del :) Jag har bara varit med på något enstaka av hennes möten men det går till ungefär såhär (om jag minns rätt).
Man går igenom punkter på en lista med saker som skall göras och kollar hur det går (Aktvivitetslistan från föregående möte)
Föregående protokoll
Gå igenom dagordningen. Om det kommer upp saker som inte finns med på dagordningen skrivs dessa ner dem på en lapp och "parkeras" till sista på mötet. Gå enbart igenom de punkter som fanns med vid mötets början. Skriv också ner aktiviteter som skall genomföras på en lapp.
Gå igenom de parkerade punkterna och bestäm om de skall diskuteras nu eller tas upp vid nästa möte. Nu har förhoppningsvis en hel del tid redan gått och man är sugen på att avsluta mötet. Därför drar inte dessa extra punkter ut på tiden särskilt mycket.
Gå igenom aktivitetspunkterna och bestäm en ansvarig person samt datum för när de skall vara lösta. Dessa punkter förs sedan in på en Aktivitetslista som tas med till nästa möte. Dessa skall alltså inte sättas upp på protokollet, som är något annat.
Reflektera lite kort över dagens möte. Vad gick bra respektive mindre bra? Det kan t.ex. vara att mötet drog ut på tiden eller gick fort, hade man missat något papper eller var alla väl förberedda?
Det hela är rätt likt vanliga möten men man försöker att följa dagordningen striktare och skriver aktiviteter samt övriga frågor på lappar som tas upp sist.
264 ms totalt · 4 externa anrop · v20260731065814-full.1dc6f849
