Hej alla. jag har idag suttit och försökt sortera hundratalet dokument som berör mig i mitt jobb. Ett rent helsike att sortera då flera dokument går in i varnandras områden så det blir även svårt att sortera i mappar (dokumenten är i filer). Det som är ännu svårare är sedan att hitta dokumenten och minnas var jag har läst det tidigare. Finns det något smart sätt att styra dokumenten? Dels att sortera och dels att hitta dem igen. Jag jobbar normalt inte med papper så jag är helt novis på det här området.
Dokumentstyrning
11 svar · 1 450 visningar · startad av Thord
Kör ni något typ av intranätsystem på jobbet där du kan samla dem i någon typ av filarea/lista/bibliotek eller där du på annat sätt kan tagga dokumenten? Taggning lär ju underlätta sökning och där du kanske då rentav kan skapa vyer för olika ändamål/taggningar?
Dokumentstyrning
Jo, Intranät finns, men det vill jag påstå är för stort och för toppstyrt. Det finns i dag ett så kallat infonät där dokumenten ska ligga, men den har en omöjlig och oanvändbar sökmotor plus att vissa dokument börjar ploppa upp på en nyare del i Intranätet.
Det är ju mest för egen del jag vill styra upp det med dokumenten plus att det i dag sitter en kille i Västerås som är ansvarig för orterna Östersund, Sundsvall, Västerås, Eskilstuna, och Linköping när det gäller teknik och säkerhet. Han försöker hjälpa oss med att göra en förteckning över vilka dokument som gäller för stunden och för vilket område (inte geografiskt) det gäller. Man kan säga att det handlar om föreskrifter, handhavande, meddelande för hela företaget och geografisk gällande meddelanden.
Det jag låg och funderade på inatt var om man med hjälp av t ex Excel kan göra denna förteckning och länka in/till dokumentet, men jag vet inte om man t ex kan lägga upp dokumenten på dropbox utan att man behöver logga in för tanken är att kunna sprida Excelarket till mina kollegor och även de kommer åt och lättare än idag kan hitta vad de söker.
I detta fall skulle jag nog rekommendera ett "riktigt" dokumenthanteringssystem. Vi har i vårt intranät ett sådant system som håller reda på lite drygt 5500 dokumentposter i verksamhetssystemet och det hade varit ogörligt med en lista i exempelvis Excel.
Detta system består av en klient där jag som administratör uppdaterar, lägger till och tar bort poster i samt en publik webbsida integrerat i intranätet där vi byggt upp strukturen och där alla poster är sökbara.
Jag kan tyvärr inte påverka vad det ska finnas för resurser på Intranätet så jag måste hitta egna lösningar som helst inte kostar något.
Vad är det för intranät ni kör idag då?
Det är SJ:s Intranät och exakt vad det är för mjukvara vet jag inte och de är väldigt rädda för intrång så därför behöver jag lyfta ut allt. Jag och ett par till använder idag dropbox, men då hamnar allt i en stor hög där och även om jag har lagt upp det i ett antal olika mappar så är det inte överskådligt när jag sedan ska söka det. Den översikt vi får i en PDF-fil har tyvärr inga länkar till dokumentet och det är det i dag en kile som sitter och gör på eget bevåg, men han varken får eller kan göra det mer avancerat än så.
Vi har i alla år släpat runt på det här i pärmar och det är bl a det jag vill slippa då ryggen börjar säga ifrån så jag vill ha ner vikten på väskan.
Jag har egentligen inte så bra koll på detta område.
Men jag antar att inom Microsoft-världen så är det väl detta Sharepoint används till. Och ett öppet och mer Java-vänligt system är väl Alfresco. Kolla in http://www.alfresco.com/
Ser bra ut, men inte freewhare.
Ser bra ut, men inte freewhare.
Bättre än så. Community versionen är open source med LGPL-licens. Se även http://en.wikipedia.org/wiki/Alfresco_(software))
Hmm, min Engelska är inte den bästa så jag orkade inte läsa allt utan såg bara att det var en trailperiod och sen brukar det kosta.
Hmm, min Engelska är inte den bästa så jag orkade inte läsa allt utan såg bara att det var en trailperiod och sen brukar det kosta.
Då kollade du nog på Enterprise-versionen. Självklart måste all bra sofistikerad mjukvara finansieras på något sätt. Det finns inte hundratals duktiga utvecklare som vill lägga ner all sin tid på att ge bort sitt jobb gratis. En väg att finansiera ett större projekt är att ha både en enterprise-version (eller pro-version) och en öppen fri version. Det är ungefär samma modell som MySQL har använt sig av.