Koppla dokument

Hej!
Jag försöker koppla dokument i Word97 där jag ska få in personnummer på varje kopplad sida.
Kopplingen sker från en Access-databas där personnummerna är lagrade:
1234567890
och jag vill ha ut dom som:
123456-7890
Är detta möjligt?

En lösning kanske kan vara att exportera tabellen i Access till Excel. Där kan du sedan välja anpassat format som t.ex ######"-"#### och sedan göra kopplingen mellan Word och Excel.

------------------
CW

FÖRLÅT!!! Vid närmare eftertanke inser jag att min lösning inte funkar.

Vi får nog bara hoppas på att xl-dennis snart dyker upp talar om för oss amatörer hur man löser detta problem

------------------
CW

En lite krånlig lösning som dock fungerar är att exportera Access-tabellen till Excel. Att sedan i Excel skapa två tomma kolumner intill kolumnen med pnr-numret. I dessa tomma celler kan man sedan använda funktionen EXTEXT för att plocka ut de första sex siffrorna respektive de fyra sista. Därefter går det ju utmärkt att i Word hämta in första respektive andra delen av personnumret som två separata fält där du själv kan skriva ett "-" mellan dessa fält.

I brist på en bättre lösning från xl-dennis kan du kanske prova detta - jag har provat och vet att det fungerar. Glöm bara inte att i Excel ange nya fältnamn för de nya delaran av pnr-numret.

Lycka till!

------------------
CW

Ja, att gå via Excel är en möjlighet men inte så praktisk i mitt fall eftersom det är många som ska kunna utnyttja kopplingarna.

Hej XL-Dennis!

Dina förslag ger mig ofta nya infallsvinklar samt ny kunskap.

Din lösning att skriva:
\#"000000'-'0000"
direkt i fältkoden i Word fungerar utmärkt.
Däremot tycks inte en indatamask
######-####
påverka en kopplad utskrift i Word. Bindestrecket följer helt enkelt inte med till det kopplade dokumentet. Om man däremot gör en "Spara till Word" i Access så kommer bindestrecket med - men ej vid kopplad utskrift.

Tack för alla dina goda råd här och på din webbplats. Jag har lärt mig mycket om den praktiska tillämpningen med funktioner i Excel genom dina exempelsamlingar. Även om jag hårdpluggar "Running Excel" från Microsoft Press så är det oftast dina tips som får "poletten" att hamna rätt i mitt hjärnkontor :-)

------------------
CW

Hej igen!
Kul att det här verkade bli en trevlig dialog mellan Calle o Dennis, men mitt problem kvarstår.
Det beror givetvis på att jag tror mig vara hyfsat duktig på Access och Excel men urusel på Word.
Förslaget:
===========
Din lösning att skriva:
\#"000000'-'0000"
direkt i fältkoden i Word fungerar utmärkt.
=============
Har jag ingen aning om hur jag praktiskt tillämpar.
Vill ni förklara för en "Word-idiot" ?

Dennis

>Vilken version av Office kör du?
Jag har provat detta i både version 97 och 2000. Samma problem i bägge versionerna. D.v.s att Word ignorerar bindestrecket vid kopplat dokument. Däremot följer bindestrecket med när jag testar "Spara till Word" respektive "Spara till Excel". Min spontana tanke blir att Access kanske inte sparar bindestrecket i tabellen.

>När du känner att du kan "Running
>Excel" så kan jag rekommendera nya
>källor.
Jag har läst lite om dina boktips så jag vet att de riktigt bra böckerna är skrivna på engelska. Tyvärr är mina kunskaper i engelska inte tillräckligt bra för att jag skall klara dessa böcker. Men om du har några tips på svensk literatur så är jag tacksam.

Min nuvarande kunskapsnivå när det gäller Excel 2000 och Word 2000 ligger på den nivån att jag har klarat av MOUS expert. Så nu kämpar jag vidare för att lära mig lite mera. Även om jag för all framtid kommer att ligga flera hästlängder efter din nivå.
;-)

God natt och trevlig fortsättning på helgen!

------------------
CW

evesve

Förlåt mig att din fråga utvecklades till en dialog mellan Dennis och mig. Jag är en gammal man som inte är van att föra dialog i den här typen av forum. Detta i kombination med mitt stora intresse för den här typen av problem gjorde att jag tappade bort min fingertoppskänsla.

I fortsättningen lovar tänka först och skriva sedan.

;-)

------------------
CW

Först:
Jag tog inte på något vis illa upp för att det blev en dialog mellan er två.
Det är det vi noviser lär oss på.
Sen:
Funkade utmärkt till slut!
När jag skulle klistra in \#"000000'-'0000"
så tog det fruktansvärt lång tid (4-5 min)innan datorn hade löst inklistringen.

Sist:
Tack båda!
Nu har jag lärt mig ett nytt begrepp.

Här kommer ett nytt stort Word-Accessproblem sammankopplat med ovanstående!
Jag har nu lyckats lägga en Wordfil på företagets server som kopplar dokumentet från min eminenta Accessfil.
Nu vill jag att många användare ska kunna använda sig av samma möjlighet på samma sätt som dom kan utnyttja databasen i Webmiljö.
Problemet är att jag är den ende som har tillgång till programmet Access.
Alltså kan dom andra inte öppna Accessfilen.
Förresten så kanske dom då hade kunnat skriva i Accessfilen, vilket inte vore så lyckat.
Min fråga är:
Kan man lösa det med ex. Excel som "mellanhand" och i så fall hur?
Eller finns det smakligare lösningar?
(Som chefen säger: Det får inte kösta nåt!)

Om jag förstår dig rätt vill du ha en dataåtkomstsida som är skrivskyddad. Vad är det som hindrar att du i Access under "Sidor" skapar ett formulär som sedan läses i en vanlig webbläsare? Jag har testat detta och angett ReadOnly=True för varje listruta i formuläret. Att detta fungerar för mig vet jag inte om det beror på att jag har Access på samma dator? Eventuellt kan det vara så eftersom en fil med suffixet ldb öppnas.

Du nämner eventuell möjlighet att från Excel kunna hämta data från Access. Det kan man göra genom att skapa en fråga som läser av en tabell i Access. Om man i Excel går till ”Hämta externa data” (Datamenyn) och väljer ”Ny databasfråga”. Själva frågan kan sparas som en fil i formatet *.dgy. När användaren sedan kör den här frågan så skapas i Excel en ögonblicksbild av den Access-tabell som frågan är kopplad till. Kan den här lösning vara något som uppfyller ditt behov? Om inte hoppas jag du återkommer och beskriver lite mera utförligt vad du vill uppnå.

------------------
CW

Jo, det största problemet är att du måste ha Access på din egen dator för att kunna läsa i Access. Jag tror att det finns tilläggsprogram för att läsa Accessfiler utan att kunna arbeta i dom, men vet inte mer om dom.
Ditt förslag med Excel-lösningen ska jag se om jag klarar av.
Har aldrig testat det förr.

Tilläggsprogrammet du talar om är nog "Access Viewer". Det är ju ett gratisprogram (nu blir din chef glad)
;-)
Programmet finns på följande länk: http://www.microsoft.com/office/000/viewers.htm
Om du klickar på "Microsoft Access" så kommer du direkt till Download Center.
Lycka till!

------------------
CW

Hej igen!
Även detta verkade vara ett delikat problem.
Svar på fråga 1:
Jag har testat kopplingarna från Word-dokumentet från en gemensam katalog dit även andra har tillträde. Jag är den ende som lyckades öppna dokumentet och genomföra kopplingen. Jag tror att det beror på att jag är den ende som har Access. Det kan möjligtvis vara så att det beror på att jag "äger" databasbiblioteket på servern. Tror mer på det första.
2. När jag högerklickar på
«Personnummer»
och väljer "Växla fältkoder" så får jag upp
{MERGEFIELD Personnummer \#"000000'-'0000"}
Jag kan inte se vilken databaskoppling det är.

För att förklara ytterligare så har jag alltså fädiga Word-dokument (Utskicksbrev, etiketter m.m.)som sen gammalt är kopplade till enstaka Excelfiler.
Nu har jag lagt ihop alla Excelfilerna i en stor Access-databas.
Det jag vill åstadkomma är alltså att mina kolleger ska kunna utnyttja Word-dokumenten på samma sätt som tidigare (fast kopplingen sker från Access).
Dennis önskan att få se lösningen i morgon få vänta, tyvärr.
Åker bort och återkommer sent söndag kväll.
(Ser gärna fortsatt dialog Dennis-Carl så jag har nåt att testa på måndag)
God natt!
EveSve