Anledningen till att sökmotorerna är så snabba beror på att de indexerar innehållet. Enkelt förklarat kan man säga att de i förväg har gått igenom alla filer och hämtat alla ord. Orden samlar de i en lista i bokstavsordning och så pekar varje ord på de filer där det finns.
Så, vad du söker är alltså ett program som kan indexera office-filer... hmm... *letar*...
http://www.copernic.com/en/products/enterprise-search/index.html