14 svar · 2 061 visningar · startad av erciz
Finns det nåt bra sätt att organisera mail för en liten butik med ett antal anställda?
Jag ser helst att varje anställd har ett eget mailkonto. Men samtidigt vill jag utåt bara ha en kontaktadress. t.ex. butiken@foretaget.se
Dvs. nåt i stil med en gemensam inkorg, men många utkorgar. Några tips om detta?
Jag kan tillägga att vi använder Gmail på Google Apps. Det kanske begränsar lite, men det vore trevligt om det fanns någon bra lösning som fungerar där med.
Mail utåt bör varje person i personalen ha med eget namn så att de som får ett svarsmail vet vem de för diskussion med.
Inkorgen butiken@foretaget.se gör du enklast så att denna korg vidarebefordrar en kopia till alla som har behov av en kopia.
Har man istället behov av att spåra alla konversation i ett helpdesk förfarande är det just detta man har behov av en helpdesk
Jag hade gjort som följer:
lagt upp ett alias (som ovanstående föreslår) för ex info@example.com som skickar en kopia till alla som bör lyssna på den adressen
i gmail kan man lägga till möjligheten att "skicka som" (ni hittar det under "inställningar" sedan "konto och import". Då kan varje avsändare välja om de vill svara som info@example.com eller från sin egen e-post. Om man ser till att alltid skicka en bcc-kopia till info@example.com varje gång man svarar på ett brev från den så ser även alla andra att man har svarat.
Det är nog det lättaste sättet att lösa problemet. Alternativt får man ha en info@example.com-adress som alla läser och alla svarar på direkt men det är lite svårare att sätta upp.
Mail utåt bör varje person i personalen ha med eget namn så att de som får ett svarsmail vet vem de för diskussion med.
Inkorgen butiken@foretaget.se gör du enklast så att denna korg vidarebefordrar en kopia till alla som har behov av en kopia.
Håller inte riktigt med :)
Är det en fråga som man ex. skickar till support@foretaget.se så vill många företaget att när företaget svara på det så skall från adressen också vara support@foretag.se av den enkla anledningen att det kan vara flera som svarar på ett ärende och man vill att den eller de som råkar sitta i supporten också kan se hela kedjan av mail.
Man skaffar sk. funktionsadresser och dom flesta mailprogram kan hantera flera olika konton så där är inga problem.
varför ska ni ha en mail som går ut till alla.
Då lär ju de bli situationer där en kund får svar av flera medarbetare eftersom ni inte har någon kolla på vad som är skickat till kunden
varför ska ni ha en mail som går ut till alla.
Då lär ju de bli situationer där en kund får svar av flera medarbetare eftersom ni inte har någon kolla på vad som är skickat till kunden
En gemensam inkorg alltså. Det var just det problemet som jag ville lösa med den här tråden. Dvs, hur jag gör så att det syns vilka som är besvarade av anställda redan. Men jag har fått rätt bra svar, så jag ska kolla på det lite närmare snart.
En gemensam inkorg alltså. Det var just det problemet som jag ville lösa med den här tråden. Dvs, hur jag gör så att det syns vilka som är besvarade av anställda redan. Men jag har fått rätt bra svar, så jag ska kolla på det lite närmare snart.
Gemensam inkorg OCH utkorg, kan vara bra att man ser vad som är skickat också :)
Gemensam inkorg OCH utkorg, kan vara bra att man ser vad som är skickat också :)
Jo, precis. Inkorg och utkorg ska vara gemensam, men användarkonton och kanske "skickat"-adressen ska vara personlig och knuten till en anställd. Eller hur ska man lägga upp det? Och vad finns det för stöd för det i GMail på Google Apps?
Jag anser att denna frågeställning sträcker sig längre än konfigurering av mailkonton. Det är en fråga om arbetsrutiner. Har man en support-adress som 5 personer får måste man även på något sätt meddela att "detta ärende tar jag hand om", så att inte flera personer svarar på samma mail. Dels är det givetvis väldigt ineffektivt, och det ser även väldligt oproffesionellt ut. Är det ett litet familjeföretag, eller ett företag med 2 anställda kanske det inte är något problem. Men är det större än så, och man hanterar supportärenden bör man använda ett speciellt helpdesk-verktyg för detta.
Riktigt, jag vet ett företag som har ett support konto som flera läser och agerar på, dom använder flaggor/Categorier på mailen för att se om någon håller på med ärendet och vilken status det har, det fungerar bra där.
Som jojoxx skriver så måste man komma överens hur man jobbar, själva tekniken är oftast den enklaste biten att lösa.
Om man tar support fallet så skall kunden ha en igång/mailadress och all kommunikation skall ske till och från den adressen (kunden skall aldrig få svaret "det är Nisse som har caset men han är sjuk nu så du får vänta tills han kommer tillbaka").
Sedan är det upp till support funktionen/gruppen att se till så att det fungerar så här: antingen med flaggor i mailen eller i ett helpdesk system.
Är det inte bara att sätta upp ett vanligt IMAP4-konto och så dela ut inloggningsuppgifterna till alla? Då sparas ju email, inkorg, skickat på servern. Och man ser vilka email som har blivit besvarade.
Är det inte bara att sätta upp ett vanligt IMAP4-konto och så dela ut inloggningsuppgifterna till alla? Då sparas ju email, inkorg, skickat på servern. Och man ser vilka email som har blivit besvarade.
Om man inte markerar mailen på något sätt så ser du bara att någon har läst (frivilligt eller ofrivilligt) mailet, inte att någon har reagerat och/eller håller på med det och på mailet.
Se mitt föregående inlägg på ex. hur man skulle kunna göra det.
Håller inte riktigt med :)
Är det en fråga som man ex. skickar till support@foretaget.se så vill många företaget att när företaget svara på det så skall från adressen också vara support@foretag.se av den enkla anledningen att det kan vara flera som svarar på ett ärende och man vill att den eller de som råkar sitta i supporten också kan se hela kedjan av mail.
Man skaffar sk. funktionsadresser och dom flesta mailprogram kan hantera flera olika konton så där är inga problem.
Det är då det är bäst med ärende hanterings system allmänt kallat helpdesk system
Jag röstar på ett helpdesksystem, det är det enda som jag tror kommer fungera smidigt.
Det verkar som att premiumutgåvan av Gmail på Google Apps har stöd för delad in- och utkorg. Så jag ska nog ta och inhandla en sån och testa.
