Ett bra sätt är att läsa hjälpen i Excel. Men för att underlätta för dig så klistrar jag in hjälptexten här:
Begränsa cellposter till data från en lista
1. Skriv, i en enstaka kolumn eller rad i samma kalkylblad, listan över giltiga indata. Ta inte med några tomma celler i listan.
2. Markera cellerna.
3. Klicka på Verifiering på Data-menyn och klicka sedan på fliken Inställningar.
4. Klicka på Lista i rutan Tillåt.
5. Ange i rutan Källa en referens till listan.
Se till att kryssrutan Nedrullningsbar listruta i cell är markerad om du vill att användaren ska kunna välja i listan över inmatningar när han eller hon klickar i en cell med databegränsningar.
Avmarkera kryssrutan Ignorera tomma celler om du vill ange att inmatningen inte ska vara giltig om de cellerna eller cellerna som innehåller listan över giltiga data är tomma.
6. Om du vill att meddelanden som begär indata och förklarar eller förhindrar felaktiga inmatningar ska visas, anger du typ av meddelande på flikarna Indatameddelande och Felmeddelande.
Om du inte vill att meddelanden ska visas avmarkerar du kryssrutan Visa meddelande när cell markeras på fliken Indatameddelande och kryssrutan Varna för ogiltiga data på fliken Felmeddelande.
Tips!
Om listan över giltiga inmatningar är kort kan du skriva inmatningarna i rutan Källa i stället för i kalkylbladet, avgränsade med Windows listavgränsingstecken i (semikolon som standard). Du kan till exempel skriva Låg; Medel; Hög i rutan Källa i stället för att skriva dessa tre ord i kalkylbladet.
Om du tror att listan över giltiga inmatningar kommer att ändras namnger du listområdet och skriver namnet i rutan Källa. När det namngivna området krymper eller växer på grund av ändringar du gör av listan i kalkylbladet, uppdateras automatiskt listan över tillåtna inmatningar för cellen med dessa ändringar.
Om listan över giltiga inmatningar finns i ett annat kalkylblad eller i en annan arbetsbok definierar du ett namn för dessa externa data i det aktiva kalkylbladet. Du använder sedan rutan Källa när du vill referera till namnet i samma kalkylblad. Om listan med giltiga inmatningar till exempel finns i cellerna A6:A12 i det första kalkylbladet i en arbetsbok som heter Budget.xls kan du definera att namnet GiltigaData i det aktiva kalkylbladet ska vara =[Budget.xls]Kalkylblad1!$A$6:$A$12 och sedan ange =GiltigaData i rutan Källa. Om du vill ha information om hur man definerar namn klickar du på